Debido al gran volumen de trabajo que manejamos, se hace necesario, por un lado, un registro de las gestiones realizadas por si es necesaria su consulta a posteriori (por parte de nosotros mismos o de los compañeros), y por otro, una minuciosa organización para priorizar según el grado de urgencia de cada tarea pendiente y para tener claro cuáles son los siguientes pasos que corresponden a cada una de ellas.
Para ambos menesteres empleamos Microsoft Excel.
En lo que se refiere al registro, poco hay que decir, pues se trata básicamente de ir apuntando las gestiones realizadas, y de eso ya he ido publicando ejemplos en las entradas dedicadas a cada una de mis funciones en la empresa. En esta entrada me centraré en el uso que hago de las diferentes herramientas de Excel para organizar mi trabajo.
Dado que esta entrada va a ser bastante más extensa que las demás, a continuación dejo un índice con el que acceder directamente a la sección dedicada a cada herramienta.
Para ambos menesteres empleamos Microsoft Excel.
En lo que se refiere al registro, poco hay que decir, pues se trata básicamente de ir apuntando las gestiones realizadas, y de eso ya he ido publicando ejemplos en las entradas dedicadas a cada una de mis funciones en la empresa. En esta entrada me centraré en el uso que hago de las diferentes herramientas de Excel para organizar mi trabajo.
Dado que esta entrada va a ser bastante más extensa que las demás, a continuación dejo un índice con el que acceder directamente a la sección dedicada a cada herramienta.
En algunos casos, las celdas de determinadas columnas adoptarán siempre una entre unas pocas opciones. Siendo así, merece la pena invertir unos minutos en crear una lista desplegable con esas opciones, que a la larga ahorrará bastante tiempo en escribir repetidamente los mismos contenidos. Aquí dejo un ejemplo:
Es frecuente utilizar una misma tabla de datos para diferentes fines. Por ejemplo, por un lado llevar un historial de las gestiones realizadas con diferentes tareas, y por otro registrar los datos de facturación y gastos asociados a las mismas.
En estos casos es muy práctico crear (e ir modificando) la tabla origen en una hoja del archivo, y en otra hoja, otra tabla referenciada a la primera. De este modo, solo hay que modificar los datos una vez, y los cambios se ven automáticamente reflejados en las demás copias.
Cuando se referencian las celdas individualmente, es fácil modificar sin querer las celdas de la tabla referenciada, lo que puede conducir a errores. Se puede evitar protegiéndolas contra la escritura, pero esto puede ser problemático para otras funciones. Por lo tanto, es útil referenciar el conjunto por medio de una matriz. Al hacerlo, si se intenta modificar la tabla referenciada, no lo permite y salta un error.
Aquí puedes ver un ejemplo:
En estos casos es muy práctico crear (e ir modificando) la tabla origen en una hoja del archivo, y en otra hoja, otra tabla referenciada a la primera. De este modo, solo hay que modificar los datos una vez, y los cambios se ven automáticamente reflejados en las demás copias.
Cuando se referencian las celdas individualmente, es fácil modificar sin querer las celdas de la tabla referenciada, lo que puede conducir a errores. Se puede evitar protegiéndolas contra la escritura, pero esto puede ser problemático para otras funciones. Por lo tanto, es útil referenciar el conjunto por medio de una matriz. Al hacerlo, si se intenta modificar la tabla referenciada, no lo permite y salta un error.
Aquí puedes ver un ejemplo:
Según voy registrando datos sobre las tareas que llevo en marcha, resulta muy útil usar el orden y filtrado para ver solo aquellas que me interesan y en el orden que me interesa. De esa forma puedo ver las tareas sobre las que procede actuar ya, y reorganizadas según el orden en el que debería atenderlas.
En el siguiente ejemplo se puede ver una hoja en la que hay, entre otras, dos columnas: una con la fecha en la que se puede actuar sobre cada tarea, y otras con la fecha en la que ésta alcanzará cierto grado de urgencia. Así pues, en la primera columna filtro para que solo se vean las tareas en las que esa primera fecha ya ha sido alcanzada, es decir, aquellas sobre las que ya se puede actuar; y en la segunda columna, aplico un orden ascendente para que aparezcan primero aquellas tareas con esa segunda fecha más antigua, o dicho de otra manera, ordenadas de más a menos urgentes.
En el siguiente ejemplo se puede ver una hoja en la que hay, entre otras, dos columnas: una con la fecha en la que se puede actuar sobre cada tarea, y otras con la fecha en la que ésta alcanzará cierto grado de urgencia. Así pues, en la primera columna filtro para que solo se vean las tareas en las que esa primera fecha ya ha sido alcanzada, es decir, aquellas sobre las que ya se puede actuar; y en la segunda columna, aplico un orden ascendente para que aparezcan primero aquellas tareas con esa segunda fecha más antigua, o dicho de otra manera, ordenadas de más a menos urgentes.
Según se van terminando las actuaciones, voy registrando los importes correspondientes a gastos, facturación y beneficios. Partiendo de estos, hago el cálculo del beneficio global de cada periodo (en el caso de este ejemplo, de cada año) de la siguiente manera:
Utilizo un grupo de tres columnas para cada periodo, y en ellas inserto fórmulas lógicas para que los datos de gastos, facturación y beneficios de cada actuación aparezcan automáticamente en el grupo del periodo correspondiente, asignado a la actuación en otra columna previa.
Utilizo un grupo de tres columnas para cada periodo, y en ellas inserto fórmulas lógicas para que los datos de gastos, facturación y beneficios de cada actuación aparezcan automáticamente en el grupo del periodo correspondiente, asignado a la actuación en otra columna previa.
Seguidamente, al final de cada grupo de columnas, hago los cálculos necesarios para llegar a los números buscados de cada periodo.
Una de las tareas que llevo a cabo en Prevención de Riesgos Laborales es ordenar la colocación en oficinas de diferentes señales, entre otros materiales, que previamente son adquiridas por nosotros y entregadas a los proveedores correspondientes. En ese sentido hago cierto trabajo de almacén, pues es necesario llevar un control de las entradas, salidas y stocks de los materiales necesarios.
Según la imagen anterior, explico el significado de cada columna:
- (D) STOCK: Cantidad de material disponible en la empresa, determinada por el cálculo entre la cantidad inicial y las diferentes entradas y salidas registradas en otras pestañas del archivo.
- (E) STOCK + PEDIDOS: Material previsiblemente disponible en la empresa cuando lleguen los pedidos pendientes. Es útil para evitar hacer pedidos innecesarios contando solo con el stock del momento, especialmente si algún pedido se está retrasando más de lo normal o si se acumulan varios en camino.
- (F) STOCK MÍNIMO: Cantidad mínima de material del que debemos disponer en la empresa para atender posibles solicitudes, fijada en cada caso según las salidas habituales.
- (G) STOCK NORMAL: Promedio entre el stock mínimo (punto anterior) y el máximo (punto que viene a continuación). Está orientado a aprovechar al máximo los pedidos y pagar menos portes, según se verá un poco más adelante.
- (H) STOCK MÁXIMO: Cantidad máxima de material que en principio esperamos tener en stock. Hay que tener en cuenta que no tenemos un almacén físico, sino que utilizamos una parte de la propia oficina, lo que supone una capacidad de almacenamiento bastante limitada. Además, así evitamos acumular un exceso de material que quizá no llegará a ser utilizado.
El punto en el que se encuentre el valor de la columna (E) STOCK + PEDIDOS en relación a los valores de stock mínimo, normal y máximo (columnas F a H) determinará en el caso de cada material si éste entra en el próximo pedido y cuándo tendrá lugar el mismo.
Según la imagen anterior, el valor y el formato de las celdas de la columna (I) ¿PEDIR? dependerán de la relación entre columnas mencionada en el párrafo anterior:
- Sí: Cuando STOCK + PEDIDOS sea inferior al STOCK MÍNIMO. En este punto es urgente pedir el material porque podría no haber cantidad suficiente para atender alguna solicitud.
- Esperar: Cuando STOCK + PEDIDOS se encuentra entre el STOCK MÍNIMO y el STOCK NORMAL (que, recordemos, es el promedio entre el mínimo y el máximo). La cantidad de material existente no está bajo mínimos pero pronto podría estarlo.
- No: Cuando STOCK + PEDIDOS está por encima del STOCK NORMAL. El material existente no está bajo mínimos ni se prevé que vaya a estarlo en breve.
En el momento en el que alguna celda de esta columna adopta el valor “Sí”, enseguida se prepara un nuevo pedido, pues existe el riesgo de no poder atender alguna solicitud de material. Llegados a ese punto, aprovechando la emisión del pedido, en él incluimos también el material con el valor “Esperar”. De esa forma, el pedido incluye el material que se encuentra bajo mínimos y el que previsiblemente lo estará en breve, lo que permite aprovechar mejor el pago de portes al no necesitar hacer ningún otro pedido en un tiempo.
Como se puede ver, las celdas de esta columna tienen el fondo de un color u otro en función de su valor, empleando un sencillo formato condicional. Esto hace que la elaboración del pedido sea mucho más cómoda para la vista.
Teniendo claro qué materiales se van a pedir, la columna J hace en cada caso el cálculo de la cantidad que sería necesario pedir para alcanzar el stock máximo, lo que en principio sería deseable para aprovechar al máximo los pedidos. No obstante, en otra columna (L) ajusto manualmente la cantidad según las circunstancias, y ésta será la cantidad definitiva que entrará en el pedido.
Como se puede ver, las celdas de esta columna tienen el fondo de un color u otro en función de su valor, empleando un sencillo formato condicional. Esto hace que la elaboración del pedido sea mucho más cómoda para la vista.
Teniendo claro qué materiales se van a pedir, la columna J hace en cada caso el cálculo de la cantidad que sería necesario pedir para alcanzar el stock máximo, lo que en principio sería deseable para aprovechar al máximo los pedidos. No obstante, en otra columna (L) ajusto manualmente la cantidad según las circunstancias, y ésta será la cantidad definitiva que entrará en el pedido.
Como continuación del apartado anterior, en otras pestañas llevo un control del material utilizado por los proveedores. Esto me sirve, por un lado, para hacerles entregas de material más completas, añadiendo a lo que me piden el material del que veo que también van escasos. Por otro lado, me permite controlar que todo el material se está utilizando debidamente y no se pierde, lo que resulta conveniente ya que es bastante caro. Esto último lo hago comparando mi cálculo de lo que tienen con los recuentos que les pido periódicamente.
Aquí dejo la captura de una de esas pestañas sin aportar detalles de las fórmulas empleadas, ya que son bastante sencillas y no tienen mucho interés:
Aquí dejo la captura de una de esas pestañas sin aportar detalles de las fórmulas empleadas, ya que son bastante sencillas y no tienen mucho interés:
En este apartado hablaré de un archivo de Excel que utilizo a nivel particular, ya que me proporciona un nivel de minuciosidad organizativa que creo que, por lo general, no es compartida por mis compañeros. No es una crítica: cada uno funciona de una manera.
En principio, como en cualquier otro archivo de Excel de uso común, voy llevando aquí un historial de cada tarea y señalando los próximos pasos a dar. Lo que hace especial a este archivo es la cantidad de fechas que asigno a cada tarea, hasta un máximo de 6.
En la siguiente captura se pueden ver las diferentes fechas que voy apuntando, y que pasaré a explicar a continuación:
En principio, como en cualquier otro archivo de Excel de uso común, voy llevando aquí un historial de cada tarea y señalando los próximos pasos a dar. Lo que hace especial a este archivo es la cantidad de fechas que asigno a cada tarea, hasta un máximo de 6.
En la siguiente captura se pueden ver las diferentes fechas que voy apuntando, y que pasaré a explicar a continuación:
- Última actuación: Última vez que actué sobre esa tarea. Resulta útil en tareas en las que se actúa periódicamente, es decir, en las que el tiempo transcurrido entre la última vez que actué y cuando procedería volver a hacerlo es constante. Sería el caso del archivado de facturas de proveedores acumuladas.
- Fecha inicio: Fecha en la que ya puedo actuar sobre esa tarea. En el caso de actuaciones periódicas, esta fecha iría en función de la anterior.
- Fecha urgente: Fecha en la que la tarea alcanza un grado moderado de urgencia. Es ese punto en el que pueden empezar a apremiarnos, y no atender aún la tarea puede tener consecuencias no especialmente severas.
- Fecha plazo: Fecha de fin del plazo que me marco a nivel particular porque, aunque no está establecida en ningún sitio, preveo que en ella puede empezar a haber consecuencias más severas, como la queja de un cliente. Por esa o por otra razón, a partir de entonces la tarea podría volverse inaplazable en cualquier momento.
- Fecha inaplazable: Fecha en la que, sí o sí, habrá que atender la tarea, ya que si no se hace entonces, ya no se podrá hacer. Sería el caso del envío de ofertas en licitaciones de obra, en el que hay una fecha límite establecida. También sería aplicable en los casos en los que, aún no habiendo una fecha límite establecida, es de sentido común que a partir de cierta fecha ya no será posible actuar. Por prudencia, es mejor no alcanzar nunca esta fecha.
- Fecha puntual: Fecha en la que no solo la tarea se volverá inaplazable, sino que lo hará a una determinada hora del día. En general, si alcanzo la fecha inaplazable con alguna tarea, procuro atenderla a primera hora del día, pero puede darse el caso de que, por acumulaciones puntuales de trabajo, se junten varias tareas alcanzando esa fecha y me consuman una buena parte del día. Para estos posibles casos tengo esta última fecha, para priorizar aquello que no puede quedarse para el final del día.
En base a las fechas anteriores inserto una fórmula lógica de mi cosecha, la cual devuelve un valor que determina el grado de urgencia de cada tarea. Aquí la puedes ver:
Por si te animas a intentar descifrar la fórmula y ver cómo está estructurada, aquí dejo el texto:
=SI(K2<>"";SI(K2<=$Q$1;5;SI(J2<>"";SI(J2<=$Q$1;4+($Q$1-J2)/(($Q$1-J2)+1);SI(I2<>"";SI(I2<=$Q$1;3+1*($Q$1-I2)/(J2-I2);SI(H2<>"";SI(H2<=$Q$1;2+1*($Q$1-H2)/(I2-H2);SI(G2<>"";SI(G2<=$Q$1;1+1*($Q$1-G2)/(H2-G2);0);"NORMAL!"));"URGENCIA!"));"PLAZO!"));"OBLIGATORIO!"));SI(J2<>"";SI(J2<=$Q$1;4+($Q$1-J2)/(($Q$1-J2)+1);SI(I2<>"";SI(I2<=$Q$1;3+1*($Q$1-I2)/(J2-I2);SI(H2<>"";SI(H2<=$Q$1;2+1*($Q$1-H2)/(I2-H2);SI(G2<>"";SI(G2<=$Q$1;1+1*($Q$1-G2)/(H2-G2);0);"NORMAL!"));"URGENCIA!"));"PLAZO!"));"OBLIGATORIO!"))
Habiendo hallado un valor que expresa el grado de urgencia de cada tarea, con las fechas empleadas y con otros valores como el estado de la tarea (empleado básicamente para decir si la tarea está activa), puedo filtrar y ordenar los datos para visualizar las tareas que quiera y en el orden que quiera.
A continuación puedes ver, en una última captura, la segunda hoja del archivo referenciada a la principal, en la que filtro y ordeno las tareas para verlas de más a menos urgente, como ya expliqué en otro apartado. También doy a los grados de urgencia un formato condicional para que su distinción sea visualmente más cómoda (tal como también expliqué en otro apartado).
=SI(K2<>"";SI(K2<=$Q$1;5;SI(J2<>"";SI(J2<=$Q$1;4+($Q$1-J2)/(($Q$1-J2)+1);SI(I2<>"";SI(I2<=$Q$1;3+1*($Q$1-I2)/(J2-I2);SI(H2<>"";SI(H2<=$Q$1;2+1*($Q$1-H2)/(I2-H2);SI(G2<>"";SI(G2<=$Q$1;1+1*($Q$1-G2)/(H2-G2);0);"NORMAL!"));"URGENCIA!"));"PLAZO!"));"OBLIGATORIO!"));SI(J2<>"";SI(J2<=$Q$1;4+($Q$1-J2)/(($Q$1-J2)+1);SI(I2<>"";SI(I2<=$Q$1;3+1*($Q$1-I2)/(J2-I2);SI(H2<>"";SI(H2<=$Q$1;2+1*($Q$1-H2)/(I2-H2);SI(G2<>"";SI(G2<=$Q$1;1+1*($Q$1-G2)/(H2-G2);0);"NORMAL!"));"URGENCIA!"));"PLAZO!"));"OBLIGATORIO!"))
Habiendo hallado un valor que expresa el grado de urgencia de cada tarea, con las fechas empleadas y con otros valores como el estado de la tarea (empleado básicamente para decir si la tarea está activa), puedo filtrar y ordenar los datos para visualizar las tareas que quiera y en el orden que quiera.
A continuación puedes ver, en una última captura, la segunda hoja del archivo referenciada a la principal, en la que filtro y ordeno las tareas para verlas de más a menos urgente, como ya expliqué en otro apartado. También doy a los grados de urgencia un formato condicional para que su distinción sea visualmente más cómoda (tal como también expliqué en otro apartado).
Aunque en este caso he ordenado las tareas según el grado de urgencia, como decía, tengo libertad para ordenar según otros valores.
Hay ocasiones en las que, más allá del grado de urgencia que tengan las tareas en el momento, me interesa adelantarme al que tendrán en los días posteriores. Entonces ordeno según las fechas en las que se cumplirá el plazo que me he marcado a nivel particular para cada tarea, o según las fechas en las que se volverán inaplazables.
Volver a la entrada sobre mi trabajo en ADAM, S.L.
Ver todas las entradas relacionadas con mi trabajo en ADAM, S.L.
Hay ocasiones en las que, más allá del grado de urgencia que tengan las tareas en el momento, me interesa adelantarme al que tendrán en los días posteriores. Entonces ordeno según las fechas en las que se cumplirá el plazo que me he marcado a nivel particular para cada tarea, o según las fechas en las que se volverán inaplazables.
Volver a la entrada sobre mi trabajo en ADAM, S.L.
Ver todas las entradas relacionadas con mi trabajo en ADAM, S.L.
No hay comentarios:
Publicar un comentario